Le filtrage, une pratique responsable liée à la gestion des ressources humaines, consiste à examiner soigneusement la candidature des personnes qui postulent à un emploi bénévole ou rémunéré. Ce processus permet de choisir les meilleurs candidats et d’écarter, autant que possible, toute personne susceptible de porter préjudice à des personnes vulnérables, enfants ou adultes.

Objectifs du filtrage

1– Créer et maintenir un environnement sain et sécuritaire.

2– S’assurer que le candidat choisi possède les aptitudes nécessaires à la réalisation de la tâche.

Étapes du filtrage

Description des postes

La description des postes à pourvoir définit les tâches à accomplir dans le cadre d’un service particulier ou d’une activité pastorale. La description de tâches établit quant à elle les règles et procédures précises auxquelles doivent se conformer tous les personnels engagés dans les activités pastorales. Elle permet aussi de bien évaluer le niveau de risque inhérent à chaque tâche.

Modèle de descriptions de postes

Évaluation du risque

L’évaluation du risque associé à un poste représente une étape déterminante si l’on veut choisir les mesures de filtrage les plus adéquates. Cette évaluation faite en amont sera très utile aux responsables du processus de filtrage, qui compte 10 étapes.
 

• Les facteurs suivants servent à établir le niveau de risque d’un poste à pourvoir :

• Profil des participants ou des bénéficiaires (âge des personnes, état physique, degré de vulnérabilité);

• Environnement (lieu de l’activité, disposition physique, public/privé);

• Nature de l’activité (animation, counseling, visite);

• Type de supervision (personne présente, directe, indirecte, fréquence);

• Nature des interactions (individuelle, groupe, intensité, intimité).
   

Exemples de facteurs de risque

Processus de recrutement

Il est fortement conseillé à toute organisation d’adopter un processus formel de recrutement, et ce tant pour les postes rémunérés que bénévoles.

Si vous désirez passer d’un cadre informel d’embauche à un processus plus encadré ou formel, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes :
 

• Remise d’un écrit expliquant le poste à pourvoir ou la description de tâches associée à toute personne intéressée;

• Explications écrites ou orales concernant l’obligation morale et légale de soumettre aux formalités d’usage tant les bénévoles désireuses d’œuvrer pour la communauté que les personnes postulant à un emploi rémunéré;

• Fournir de l’information sur les mesures habituelles de filtrage auxquelles les candidatures seront soumises.

Le Formulaire d’admission ou d’identification devra être complété par toute personne désireuse d’occuper un poste ou déjà en poste. Ce formulaire, qui sert à recueillir des renseignements de base (nom, coordonnées, expériences de travail, références, etc.), permettra au besoin aux divers organismes du diocèse de procéder aux vérifications habituelles, fonction du risque associé au poste convoité ou occupé.

Formulaire pour bénévole
Formulaire pour employé

Entrevue d’embauche

Toute nouvelle personne offrant ses services au niveau diocésain ou paroissial devra passer une entrevue d’embauche, qui sera menée par deux intervieweurs au minimum. Le candidat devra répondre à des questions se rapportant à son cheminement humain et professionnel (formation et expérience), à ses motivations, ainsi qu’à tout autre sujet jugé pertinent, dans le respect scrupuleux de ses droits fondamentaux garantis par les lois et chartes québécoises.

Guide pratique de l’entrevue

Vérification des références*

Tout candidat désireux d’occuper une fonction (rémunérée ou non) au diocèse devra avoir fourni au moins deux références dans son formulaire d’admission. Les personnes répondantes associées à ces références peuvent être de plusieurs types : employeurs, responsables d’association, curés, membres de la communauté, etc.; par mesure de prudence, les personnes répondantes ne peuvent avoir aucun lien familial avec le candidat postulant. La vérification d’une référence se fait le plus souvent par voie téléphonique et ne dure pas plus qu’une dizaine de minutes.

Balises pour la vérification des références

Vérification des dossiers de police*

La vérification des antécédents judiciaires se fait dans le cadre d’un protocole d’entente entre le SPVM et le Diocèse de Montréal. Le service diocésain de la pastorale responsable informera les paroisses et autres organismes des modalités d’application de ce protocole.

*Étapes réservées aux personnes occupant un poste à risque élevé.

Toute personne engagée est considérée en probation pour une période déterminée, dans le respect de la loi québécoise. Cette période probatoire, clairement délimitée par l’employeur, permettra de valider ou d’invalider le choix du candidat au poste. Cette période probatoire consiste essentiellement en l’étape d’orientation et de formation.

Les étapes d’orientation et de formation permettent :
 

• de revoir avec la personne engagée les composantes de la tâche, les objectifs à atteindre et les attentes des responsables paroissiaux, ainsi que le fonctionnement interne de l’organisation (procédures, liens d’autorité, responsabilités, etc.);
   
• de familiariser les personnes avec les outils de divers types associés à leur tâche (programmes, parcours catéchétiques, etc.);
   
• de reconnaitre que l’employé et le bénévole ont lu et souscrit  au Code d’éthique et de conduite de la politique de la pastorale responsable, en signant le formulaire d'engagement.
   
• de se mettre à jour par rapport à tout document nécessaire pour compléter la politique de la pastorale responsable à l’exemple du guide pour des activités en ligne dans notre souci commun de toujours favoriser un milieu sécuritaire et sain pour nos activités pastorales.

Un candidat bénévole dont la candidature aura été acceptée dans une paroisse devra obligatoirement s’engager par écrit (signature) à respecter la convention d’engagement réciproque.

Fiche de suivi du bénévole

Supervision et évaluation

Les modes et la fréquence des évaluations varieront selon la nature de la tâche (ou de la fonction) et les risques associés. Pour cette raison, la supervision des postes de confiance sera régulière et approfondie.

Le superviseur devra donc prévoir le mode et la fréquence d’évaluation de la personne sous sa responsabilité, l’en informer et, autant que faire se peut, soutenir de façon positive et individualisée son développement professionnel et le déploiement de ses compétences.

Suivi des participants

Après la supervision et l’évaluation du personnel pastoral rémunéré ou bénévole, il est aussi nécessaire d’assurer un suivi auprès des bénéficiaires de l’action pastorale (et de leurs familles, au besoin).

Des rencontres régulières ou des contacts téléphoniques avec les participants (et leurs familles) d’un programme ou d’une activité permettront aux responsables de s’assurer de leur qualité humaine et organisationnelle. Ces suivis permettront aussi de repérer très rapidement un individu dysfonctionnel ou aux intentions malveillantes.

En juin 2016, notre archevêque Mgr Christian Lépine publiait le décret sur la Politique diocésaine de la pastorale responsable, qui prévoyait notamment l’implantation d’une phase pilote dans quelques paroisses de notre diocèse.

Le moment est maintenant venu de vous présenter un premier bilan de ce qui a été réalisé par les équipes pastorales paroissiales qui l’ont appliquée.

Vous trouverez sur cette page une publication mensuelle mettant en lumière l’expérience vécue par chaque paroisse engagée dans l’implantation de cette politique. Trois volets y sont présentés : démarches effectuées, défis rencontrés et accomplissements réalisés, et ce afin de saluer l’effort déployé par les curés et les coordonnateurs-rices paroissiaux-ales qui ont mis en pratique cette pastorale responsable.

Si vous êtes curé d’une paroisse du diocèse de Montréal et que vous désirez mettre en œuvre ces nouvelles normes diocésaines, veuillez communiquer avec le coordonnateur diocésain du Service de la pastorale responsable. Il se fera un plaisir de vous accompagner en vous fournissant notamment tous les outils nécessaires pour cette  démarche.

La politique diocésaine de pastorale responsable a comme principaux objectifs d’assurer un environnement sain et sécuritaire pour tous, tout en prévenant toute forme d'abus à l’endroit des personnes vulnérables.

Bilan des paroisses pilotes :

Saint-Joachim

Saint-François-de-Montmorency-Laval

St. Ignatius of Loyola

Sainte-Rose-de-Lima

Purification de la Bienheurese-Vierge-Marie et Notre-Dame-des-Champs

Notre-Dame-de-la-Trinité

Saint-Donat

Sainte-Marguerite-Bourgeoys

Saint-Théophile et Sainte-Dorothée

Saint- Luc